Основные параметры страницы способы их установки excel. Параметры страницы
Когда вы создаете документы для печати (например, отчеты, счета, накладные и т.д.) – важно настроить их так, чтобы распечатанный лист выглядел корректно, удобно и логично. Иначе, распечатанный документ будет неудобен для чтения и результаты Вашей работы оставят неприятные впечатления. Какие можно делать настройки рабочего листа – я расскажу в этом посте.
Большинство настроек можно сделать в окне Параметры страницы . Его вызывают, нажав на пиктограмму в углу ленточного блока Разметка страницы – Параметры страницы .
Пиктограмма «Параметры страницы»
Ориентация страницы в Excel
В зависимости от формы данных на листе, вы можете выбирать книжную (вертикальную) или альбомную (горизонтальную) ориентацию. Сделать это можно такими способами:
Каждый из перечисленных способов изменит ориентацию активного листа, или всех выделенных листов.
Как изменить размер страницы в Эксель
Хотя большинство офисных принтеров печатают на листах А4 (21,59 см х 27,94 см), вам может понадобиться изменить размер печатного листа. Например, вы готовите презентацию на листе А1, или печатаете фирменные конверты соответствующих размеров. Чтобы изменить размеры листа, можно:
Настраиваем поля в Excel
Поля в Эксель – это пустые области страницы между краем листа и границей ячеек. Чтобы настроить поля, есть несколько способов:
Добавляем колонтитулы в Excel
Колонтитулы – это информационные области сверху и снизу страницы на полях . Колонтитулы повторяются на каждой печатной странице, в них записывают вспомогательную информацию: номер страницы, имя автора, название документа и др. Сверху и снизу страницы есть по три поля для колонтитулов (левое, центральное и правое).
Колонтитулы в Майкрософт Эксель
Да вставки колонтитулов – перейдите в , т.к. здесь явно выделены области колонтитулов. Кликните внутри одного из колонтитулов и введите информативный текст. При этом, появляется ленточная вкладка Работа с колонтитулами , которая содержит дополнительные команды.
Так, можно вставить автоматический колонтитул , который будет указывать номер текущей страницы, количество страниц на листе, имя файла и др. Чтобы вставить автоматический элемент – выберите его на ленте: Работа с колонитулами – Конструктор – Элементы колонтитулов . Эти элементы можно сочетать друг с другом и с произвольным текстом. Для вставки — установите курсор в поле колонтитула и кликните на иконку в группе Элементы колонтитулов (см. рисунок выше).
На вкладке Конструктор можно задать дополнительные параметры для колонитулов:
- Особый колонтитул для первой страницы – колонитулы первой страницы не повторяются на остальных страницах. Удобно, если первая страница — титульная.
- Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц – подходит для нумерации страниц при печати буклета
- Изменять масштаб вместе с документом – установка включена по умолчанию, колонтитулы масштабируются так же, как и вся страница. Рекомендую держать этот параметр включённым, чтобы обеспечить целостность компоновки листа
- Выровнять относительно полей страницы – левый и правый колонтитулы выровнены по соответствующим границам полей. Этот параметр так же установлен по умолчанию, изменять его нет особого смысла.
Колонтитулы – удобный инструмент для придания последнего штриха своей работе. Наличие качественных, информативных колонтитулов – это признак профессионализма исполнителя. Колонтитулы приближают верстку документа к издательскому виду. Это действительно легко и очень эффективно.
Вставляем разрыв страницы в Excel
Если вам нужно в каком-то месте листа вставить принудительный разрыв страницы, установите курсор в ячейку справа ниже места разрыва и выполните ленточную команду Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Вставить разрыв страницы . Например, чтобы вставить разрыв после столбца D и строки №10, выделите ячейку E11 и выполняйте приведенную команду.
Вставка разрыва страницы
Чтобы удалить разрыв – есть обратная команда: Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Удалить разрыв страницы . Чтобы удалить все разрывы, созданные вручную — команда Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Сброс разрывов страниц .
После вставки разрыва, на листе появятся разделители страниц. В они принимают вид синих рамок, перетаскивая которые, можно изменять печатные границы страниц.
Добавляем заголовок в Excel
Когда вы печатаете большие таблицы, нужно, чтобы шапка таблицы повторялась на каждой странице. Если вы использовали , то при печати эта функция никак не скажется на шапке, она будет напечатана лишь на первой странице. То есть, закрепление областей листа — это лишь визуальный эффект для удобства отображения на экране. При печати он не работает!
Чтобы ячейки повторялись на каждой печатной странице, выполните ленточную команду Разметка страницы – Параметры страницы – Печатать заголовки . Откроется окно Параметры страницы , вкладка Лист . В этом окне, в полях Сквозные строки и Сквозные столбцы укажите ссылки на строки и столбцы для повторения на каждом листе. Учтите, выделенные ячейки не будут физически присутствовать на каждой странице, а только повторятся при печати.
Добавление заголовков в Эксель
Настраиваем в Excel масштаб печати
Иногда информацию на листе не получается разместить компактно, чтобы она помещалась в нужное количество страниц. Не всегда удобно подбирать ширину столбцов и высоту строк, чтобы получить хорошо скомпонованный лист. Куда удобнее изменить масштаб печати (не путать с масштабом отображения). Используя эту опцию, вы изменяете масштаб ваших данных на печатной страничке.
Для изменения масштаба печати, используйте ленточные команды Разметка страницы – Вписать . Можно задать масштаб вручную с помощью счетчика Масштаб , но гораздо легче и быстрее использовать раскрывающиеся списки Ширина и Высота . Благодаря им, вы можете задать какое количество листов по ширине и высоте у вас будет. Например, чтобы вписать данные в одну страницу по ширине, установите: Ширина – 1 страница ; Высота – Авто .
Масштаб печати в Эксель
Сокрытие перед печатью
Если какие-то данные печатать не нужно, их можно просто скрыть. Например, содержащие техническую информацию, оставляйте только значимые данные. Чаще всего, отчёты не должны содержать подробности расчетов, а лишь отображать их результаты и выводы, наталкивая на определенные управленческие решения.
Еще можно сделать непечатаемыми объекты. Для этого выделите объект (например, или ) и нажмите правой кнопкой мыши на его рамке. В контекстном меню выберите Формат… . В открывшемся диалоговом окне в группе Свойства снимите флажок Выводить объект на печать .
Настройка печати объектов Эксель
Представления в Excel
Если вы используете один документ с различной компоновкой отображения, вам приходится часто изменять одни и те же параметры отображения и форматирования. Например, вы ежедневно обновляете исходные данные и расчёты, которые потом скрываете при печати. Вместо бесконечных ручных настроек, можно создать несколько представлений одного и того же листа, после чего изменение отображения занимает пару секунд и несколько кликов. задайте имя нового представления и сделайте выбор в предложенных уточнениях. Нажмите ОК , и представление создано!
Добавление представления в Эксель
В будущем, чтобы применить к книге сохраненное представление, выполните Вид – Режимы просмотра книги – Представления , выберите в списке нужное представление и нажмите Применить . К сожалению, представления не работают, если на листе есть , это ограничивает использование инструмента.
Вот такие настройки листов можно и нужно делать при подготовке к печати (и не только). Настройте рабочие книги правильно, чтобы отчеты выглядели идеально. Даже самые качественные расчеты выглядят скучно и бесполезно, если они не отформатированы и не подготовлены к печати. Даже если вы рассылаете отчеты по почте, скорее всего руководитель захочет их распечатать. Поэтому, я рекомендую готовить к печати каждый лист отчета, независимо от способа передачи на рассмотрение!
Друзья, если вам остались непонятны какие-то детали по материалам поста, задавайте вопросы в комментариях. И не забудьте подписаться на обновления , становитесь профессионалами вместе с сайтом ! Всегда Ваш, Александр Томм
Ориентация Выберите Альбомная и книжная.
Масштаб Увеличение или уменьшение размера листа или выделенного фрагмента при печати таким образом, чтобы он поместился на заданном числе страниц.
Изменить на Если нажать кнопку настроить , вы можете ввести процентное значение в поле % обычного размера .
Вписать в Когда вы выберете вписать , вы можете ввести число в поля страницы по ширине и в высоту . Чтобы заполнить ширину бумаги и использовать столько страниц, сколько нужно, введите 1 в поле страницы в ширину и оставьте поле Высота пустым.
Размер бумаги В диалоговом окне выберите формат письма , Legal или другой размер, чтобы указать размер, который вы хотите использовать для печатного документа или конверта.
Качество печати Чтобы задать качество печати для активного листа, выберите нужное разрешение в списке. Разрешение - количество точек на линейный дюйм (DPI), которые отображаются на печатной странице. Чем выше разрешение, тем лучше качество печати на принтерах, поддерживающих печать с высоким разрешением.
Номер первой страницы В этом поле введите Авто для начала нумерации страниц по адресу "1" (если это первая страница задания печати) или следующий порядковый номер (если он не является первой страницей задания печати). Введите число, чтобы указать начальный номер страницы, отличный от "1".
Параметры вкладки «поля»
Введите значения полей и просмотрите результаты в поле Предварительный просмотр .
Верхнее, нижнее, левое, правое Чтобы задать расстояние между данными и краем печатной страницы, измените значения в полях верхнее, нижнее , левое и правое .
Верхний или нижний колонтитул Введите число в поле верхний колонтитул или Нижний колонтитул , чтобы настроить расстояние между верхним колонтитулом и верхней страницей страницы или между нижним колонтитулом и нижней границей страницы. Расстояние должно быть меньше, чем значения полей, чтобы верхний или нижний колонтитул не перекрывали данные.
Выровнять по центру страницы Выровняйте данные по центру полей на странице, установив флажок по вертикали , флажок по горизонтали или оба эти элемента.
Параметры вкладки "колонтитулы"
Верхнюю Щелкните встроенный верхний колонтитул в поле верхний колонтитул или выберите пункт , чтобы создать настраиваемый верхний колонтитул для листа, который нужно напечатать. Встроенный верхний колонтитул копируется в диалоговое окно верхний колонтитул , где можно отформатировать или изменить выделенный заголовок.
Нижний колонтитул Щелкните встроенный нижний колонтитул в поле Нижний колонтитул или выберите пункт настраиваемый нижний колонтитул , чтобы создать настраиваемый нижний колонтитул для листа, который нужно напечатать. Встроенный нижний колонтитул копируется в диалоговое окно нижнего колонтитула , в котором можно отформатировать или изменить выбранный нижний колонтитул.
Разные колонтитулы для нечетных и четных страниц Установите флажок разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, чтобы указать, что верхний и нижний колонтитулы нечетных страниц должны отличаться от тех, что есть на четных страницах.
Установите флажок Особый колонтитул для первой страницы , чтобы удалить колонтитулы из и для первой печатной страницы или для создания настраиваемых колонтитулов. Чтобы создать настраиваемый верхний колонтитул для первой страницы, установите этот флажок, выберите пункт настраиваемый верхний колонтитул или нижний колонтитул , а затем на вкладке Первая страница колонтитула первой страницы вы можете добавить данные колонтитулов. должно отображаться на первой странице.
Масштабирование с помощью документа Установите флажок масштабировать вместе с документом , чтобы указать, должны ли колонтитулы использовать один и тот же размер шрифта и масштабирование по отношению к листу. Этот флажок установлен по умолчанию. Снимите этот флажок, чтобы сделать размер шрифта и масштабирование колонтитулов независимо от масштаба листа для создания единообразного отображения на нескольких страницах.
Выровнять по полям страницы Установите флажок Выровнять по полям страницы , чтобы поле верхнего или нижнего колонтитула выравниваются по левому и правому полям на листе. Этот флажок установлен по умолчанию. Чтобы задать определенные значения левого и правого полей колонтитулов, не зависящие от левого и правого полей листа, снимите этот флажок.
Параметры ярлычков листов
Область печати Щелкните поле область печати , чтобы выбрать диапазон на листе для печати, а затем протащите указатель по областям листа, которые нужно напечатать. Кнопка " Свернуть диалоговое окно
Печать заголовков Выберите один из вариантов в разделе Печать заголовков, чтобы напечатать одинаковые столбцы или строки в виде заголовков на каждой странице печатного листа. Если вы хотите, чтобы отдельные строки Выбери горизонтальные заголовки для каждой страницы, выберите команду сквозные строки . Если вы хотите, чтобы на каждой странице заголовки по вертикали, выберите пункт сквозные столбцы . Затем на листе выделите ячейки или ячейки в столбцах заголовков или строках, которые вы хотите добавить. Кнопка " Свернуть диалоговое окно " с правой стороны этого поля временно перемещает диалоговое окно, чтобы вы могли ввести диапазон, выделяя ячейки на листе. По завершении нажмите эту кнопку еще раз, чтобы открыть диалоговое окно целиком.
Печать Указывает, что печатается на листе, как в цвете, так и в черно-белом режиме, а также о том, что такое качество печати.
Линии сетки Установите флажок линии сетки , чтобы включить линии сетки на листе в распечатку. Линии сетки по умолчанию не выводятся, независимо от того, отображаются ли они на листе или нет.
Черно-белая Установите флажок черно-белое , если используется цветной принтер, но вы хотите использовать черно-белую печать только при печати. По умолчанию он отключен. Вам не нужно выделять его, если вы используете принтер, который печатает только черно-белые.
Черновое качество Установите флажок Черновое качество для более быстрой печати с использованием меньшего качества печати, если используемый принтер имеет режим чернового качества. Этот параметр не действует, если принтер не имеет режима чернового качества.
Заголовки строк и столбцов Установите флажок заголовки строк и столбцов , чтобы включить эти заголовки в распечатку.
Примечания В этом окне выберите расположение, в которое вы хотите добавить примечания, добавленные в ячейки листа, чтобы они отображались в распечатку. Выберите в конце листа , чтобы объединить все заметки и напечатать их вместе на странице, которая добавляется в конце распечатки. Выберите как на листе для печати заметок в исходном расположении на листе. Примечания не включаются в распечатку автоматически, так как по умолчанию ничего не выбрано.
Ошибки в ячейках, как В этом поле выберите способ отображения ошибок в ячейках, которые будут отображаться на листе для распечатки. По умолчанию ошибки отображаются в том виде, в котором они отображаются, но их невозможно отобразить, если выбрать <пустая> , отобразить их в виде двойного дефиса, выделив их или указав как #N/a .
Порядок страниц Щелкните стрелку вниз, а затем - вниз или вверх, чтобы управлять порядком нумерации и печати данных, если они не умещаются на одной странице. Образец рисунка позволяет просмотреть направление печати документа при выборе одного из вариантов.
См. также
Повторение определенных строк или столбцов на каждой печатной странице Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).
В Excel в отличие от Word очень часто таблицы с данными не соответствуют формату А4. При подготовке документа на печать следует предвидеть этот момент и правильно установить границы листов Excel.
Разработчики программы Excel предвидели трудности, которые возникают при форматировании документа для вывода на принтер. Они предлагают нам 3 пути для решения данной задачи: 1 . В настройках страниц можно определить и задать свои параметры размещения документа на определенном количестве листов после печати. 2Разметка страниц . Позволяет задать область печати в Excel. Задание и фиксирование границ листов для документа. 3Страничный режим . Позволяет закрепить область печати в Excel. В данном режиме можно управлять границами листов и зафиксировать их на документе.
Настройка параметров страницы
Открываем диалоговое окно «Параметры страницы». Вбираем закладку «Размета страницы» и нажимаем на уголок в разделе «Параметры страницы»
Здесь мы можем поменять ориентацию страницы с книжной на альбомную. Так же можно уменьшить или увеличить масштаб печати в Excel, что позволяет выполнить печать таблицы на одном листе. Или выполнить печать двух страниц на одном листе Excel. Но здесь мы жертвуем размерами данных после печати. Поэтому лучше задать данные в разделе «разместить не более чем на:» . И указываем в параметрах: «стр. в ширину» и «стр. в высоту» количество страниц, на которых будет помещаться наш документ после печати. Задать количество можно мышкой или с клавиатуры.
В основном в ширину должна быть одна страница, а в высоту ставьте максимальное число. Ошибки не будет программа, автоматически разделит таблицы на части и оптимизирует под реальный остаток страниц.
В этом же диалоговом окне перейдите на закладку «Поля».
Здесь можно задать расположение данных и таблиц на странице. Так же вы имеете возможность управлять размерами полей. Можно также убрать поля при печати таблицы Excel.
Обратите внимание ниже на раздел «Центрировать». Две полезные опции: горизонтально или вертикально. Лучше выбрать оба варианта.
Этого небольшого обзора возможностей подготовки к печати больших документов и таблиц в большинстве случаев хватает. Но стоит еще ознакомиться с возможностями разметки страниц и страничного режима. Их функции очень гибкие и удобные для подготовки на печать.
Эта статья содержит некоторые базовые сведения о печати.
Отображение кнопки Быстрая печать
Нет, ваши глаза вас не обманывают. Это правда, что Excel по умолчанию не выводит кнопку печати на ленте. «Обычный» способ печати документа предполагает выбор команды Файл Печать Печать . Но если вам хочется запускать печать одним щелчком кнопкой мыши, внесите изменения в панель быстрого доступа.
- Щелкните на указывающей вниз стрелке справа от панели быстрого доступа.
- Выберите пункт Быстрая печать .
После этого на панели быстрого доступа появится новый значок. Щелкните на нем, и Excel распечатает все содержимое активного листа. Однако иногда хочется иметь больше возможностей управления теми документами, которые вы отправляете на печать.
Настройка общих параметров страницы
Нажатие кнопки Быстрая печать (или выбор команды Файл Печать Печать ) может дать вполне приемлемые результаты во многих случаях, но все же небольшая настройка параметров печати поможет улучшить ваши бумажные отчеты. Вы можете настроить параметры печати в трех местах:
- на экране печати в представлении Backstage , отображаемом при выборе команды Файл Печать ;
- на вкладке Разметка страницы ленты;
- в диалоговом окне Параметры страницы , которое открывается при нажатии кнопки со стрелкой в правом нижнем углу группы Разметка страницы Параметры страницы на ленте.
В таблице ниже приведена информация о настройках печати, которые вы можете указать в трех вышеупомянутых местах.
Места, где можно изменять параметры печати
| Настройка | Экран печати в представлении Backstage | Вкладка Разметка на ленте | Окно Параметры страницы |
|---|---|---|---|
| Количество копий | X | ||
| Какой принтер использовать | X | ||
| Определение области печати листа | X | X | |
| Одно- или двухсторонняя печать | X | ||
| Разобрать (не разбирать) по копиям | X | ||
| Ориентация | X | X | X |
| Размер бумаги | X | X | X |
| Регулировка полей | X | X | X |
| Указывать ручные разрывы страниц | X | ||
| Указывать повторяющиеся строки и/или столбцы | X | ||
| Установить масштабирование печати | X | X | |
| Печатать или скрыть сетку | X | X | |
| Печатать или скрыть заголовки строк и столбцов | X | X | |
| Определение первой страницы | X | ||
| Центрирование данных на странице | X | ||
| Определение заголовка, колонтитула и параметров | X | ||
| Как печатать примечания к ячейкам | X | ||
| Определение порядка следования страниц | X | ||
| Черно-белая печать | X | ||
| Как печатать ячейки с ошибками | X | ||
| Запуск диалогового окна для настройки параметров принтера | X | X |
После изучения таблицы вам может показаться, что печать более сложна в применении, чем есть на самом деле. Помните ключевое правило: если вы не можете найти, где изменить какую-нибудь настройку, она, скорее всего, будет доступна в окне Параметры страницы .
Наверняка, вы сталкивались с ситуацией, когда отправленный на печать документ, распечатывался не в том виде, который ожидали: либо таблица расползлась на несколько листов, либо, наоборот, широкие границы стали причиной печати таблицы, которую невозможно прочитать. Сегодня мы рассмотрим вопросы, касающиеся настройки области печати и отображение только той части таблицы, которую мы хотим увидеть на листе.
Настройки печати
Чтобы открыть настройки печати в Excel, перейдите во вкладку Файл, в левой панели выберите пункт Печать. Слева вы увидите окно с основными настройками и предварительным просмотром документа, который будет отправлен на принтер.
Чтобы распечатать документ, нажмите кнопку Печать.
Что печатать?
Давайте теперь разберемся с настройками, которые позволяют указать программе, что печатать. Первая опция настроек позволяет сделать выбор из трех пунктов: Напечатать активные листы, Напечатать всю книгу и Напечатать выделенный фрагмент.
Обратите внимание, чтобы распечатать несколько листов рабочей книги, выделите необходимые листы, удерживая клавишу Ctrl, выберите пункт Напечатать активные листы и щелкните кнопку Печать.
При выборе пункта Напечатать выделенный фрагмент , Excel распечатает те ячейки, которые были выделены на момент печати.
Односторонняя / двухсторонняя печать
Некоторые принтеры поддерживают возможность двухсторонней печати, установки которой можно также указать в настройках Excel.
После нескольких экспериментов со своим принтером относительно переворота по длинному краю или короткому, никакой разницы я не увидел, поэтому сделал вывод, что данный выбор на результат выдачи моего принтера не влияет. Рекомендую поэкспериментировать вам со своими принтерами и посмотреть, что получается.
Разобрать по копиям
В Excelприсутствует настройка, позволяющая разобрать / не разбирать по копиям документы при печати нескольких копий одного документа.
В первом случае копии документов будут напечатаны последовательно. Сначала будут распечатаны все страницы первой копии, затем второй, третей и т.д. Во втором, сначала будут напечатаны все копии первой страницы, затем второй, третей и т.д.
Ориентация документа
Вы можете переключаться между книжной ориентацией (больше строк, но меньше столбцов вместится на лист) и альбомной ориентацией (больше столбцов, но меньше строк).
Поля печати
Чтобы настроить поля печати, можно воспользоваться одним из двух способов:
1. Выбрать один из предустановленных размеров полей из списка
2. Вручную настроить поля. Для этого, щелкните в нижнем правом углу окна предварительного просмотра иконку Показать поля. После того, как Excelотобразит поля, перетащите их, как вам необходимо.
Масштабирование
Масштабирование позволяет настраивать размер печатаемых объектов, таким образом, чтобы максимально эффективно использовать пространство листа. Если вы хотите, чтобы вся информация рабочего листа уместилась на одном бумажном листе, выберите Вписать лист на одну страницу. Таким образом, Excelподгонит размер таблицы так, чтобы все строки и столбцы уместились в один лист.
Частностью данной опции является возможность вписать все столбцы или строки на одну страницу. В этом случае Excelбудет преобразовывать размер таблицы таким образом, чтобы вместить распечатываемую область по ширине или высоте на одной странице.
Обратите внимание, что вы можете вручную настроить параметры масштабирования. Для этого щелкните по вкладке Параметры настраиваемого масштабирования. В появившемся диалоговом окне Параметры страницы во вкладке Страница -> Масштаб, вы можете указать процент масштаба, либо количество страниц для размещения распечатки в ширину или высоту.
Печать примечаний в Excel
Чтобы распечатать примечания, в окне настроек печати, выберите вкладку Параметры страницы. В появившемся диалоговом окне перейдите во вкладку Лист –> Печать. Напротив поля Примечания выберите одну из трех опций возможности вывода на печать примечаний Excel.
Итог
Сегодня мы рассмотрели основные настройки печати в Ecxel, изучив которые вы сможете делать распечатки максимально эффективно использующие, площадь печатного листа и при этом не теряющие читабельность.